Hướng dẫn hạch toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2026

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản thuế doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thay cho người lao động trong các trường hợp pháp luật quy định. Vì vậy, kế toán cần nắm rõ cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân để phản ánh chính xác khoản thuế phải nộp, số tiền thực trả cho người lao động và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Từ ngày 01/01/2026, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được áp dụng, trong đó hướng dẫn nghiệp vụ kế toán thuế TNCN thông qua tài khoản 3335. Bên cạnh đó, năm 2026 cũng có những thay đổi quan trọng về chính sách thuế TNCN.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thuế TNCN năm 2026, các bút toán thường gặp và những lưu ý kế toán cần biết khi thực hiện.

1. Thuế thu nhập cá nhân là gì?

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản tiền mà cá nhân có thu nhập chịu thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật.

Các khoản thu nhập chịu thuế có thể bao gồm:

• Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Thu nhập từ hoạt động kinh doanh.
• Thu nhập từ đầu tư vốn.
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chứng khoán.
• Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản.
• Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
• Thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng thuộc diện chịu thuế.

Đối với doanh nghiệp, nghiệp vụ thuế TNCN thường phát sinh khi trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng, thù lao hoặc các khoản thu nhập khác thuộc diện phải khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp có trách nhiệm xác định số thuế phải khấu trừ, hạch toán khoản thuế phải nộp, thanh toán phần thu nhập còn lại cho người lao động và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo quy định.

Bên cạnh việc hạch toán chính xác các khoản khấu trừ, kế toán viên cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn nộp thuế điện tử chi tiết để thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước nhanh chóng qua mạng.

2. Tài khoản sử dụng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân

2.1. Tài khoản 3335 là gì?

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân được sử dụng để phản ánh số thuế TNCN phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Tài khoản 3335 là tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.

2.2. Kết cấu tài khoản 3335

Số dư bên Có: Phản ánh số thuế TNCN còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Trường hợp tài khoản 3335 có số dư bên Nợ, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân, đối chiếu số thuế đã nộp và nghĩa vụ thuế thực tế để xử lý phù hợp.

2.3. Các tài khoản liên quan

Ngoài ra, kế toán thường sử dụng các tài khoản sau:

Đối với các hộ kinh doanh và tiểu thương đang tìm kiếm giải pháp tối ưu vận hành bên cạnh nghĩa vụ tài chính, các bạn có thể xem qua danh sách app quản lý bán hàng hiệu quả để kiểm soát doanh thu và dòng tiền tốt hơn.

3. Hướng dẫn hạch toán thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC, nghiệp vụ kế toán thuế TNCN được thực hiện thông qua tài khoản 3335. Dưới đây là các trường hợp hạch toán phổ biến.

3.1. Hạch toán khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương người lao động

Khi doanh nghiệp xác định số thuế TNCN phải khấu trừ tại nguồn từ thu nhập chịu thuế của người lao động, kế toán ghi nhận:

Trường hợp tiền lương được ghi nhận theo số tiền thực nhận (không bao gồm thuế TNCN):

• Nợ TK 622, 627, 641, 642,...: Số thu nhập phải trả người lao động không bao gồm thuế TNCN.
• Nợ TK 334: Số thu nhập phải trả người lao động đã bao gồm thuế TNCN (nếu có).
• Có TK 3335: Số thuế TNCN phải khấu trừ.

Trường hợp tiền lương đã được ghi nhận đầy đủ vào TK 334 theo tổng thu nhập trước khi khấu trừ thuế:

• Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ.
• Có TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp.

Ví dụ:

Công ty A trả lương cho nhân viên B với tổng thu nhập tính thuế sau khi xác định các khoản giảm trừ là 20.000.000 đồng. Giả sử số thuế TNCN phải khấu trừ là 1.000.000 đồng.

Kế toán thực hiện bút toán:

Sau khi khấu trừ, số tiền lương còn phải trả cho nhân viên là 19.000.000 đồng (chưa xét các khoản khấu trừ khác).

3.2. Hạch toán thuế TNCN khi trả tiền thù lao, dịch vụ thuê ngoài

Ngoài người lao động ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể phát sinh khoản chi trả cho cá nhân bên ngoài như tiền thù lao, tiền dịch vụ thuê ngoài hoặc các khoản thu nhập khác thuộc diện khấu trừ thuế TNCN.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi chi trả trực tiếp tiền thù lao, dịch vụ thuê ngoài cho cá nhân bên ngoài, kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 623, 627, 641, 642,...: Tổng số tiền phải thanh toán; hoặc
• Nợ TK 3531: Tổng số tiền phải thanh toán từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
• Có TK 3335: Số thuế TNCN phải khấu trừ tại nguồn.
• Có TK 111, 112: Số tiền thực trả cho cá nhân.

Ví dụ:

Công ty thuê một cá nhân thực hiện dịch vụ thiết kế với tổng tiền thù lao là 10.000.000 đồng. Giả sử khoản thu nhập này thuộc diện khấu trừ thuế TNCN với số tiền 1.000.000 đồng.

Khi thanh toán, kế toán định khoản:

Như vậy, cá nhân nhận thực tế 9.000.000 đồng, còn 1.000.000 đồng được doanh nghiệp giữ lại để kê khai và nộp thuế theo quy định.

3.3. Hạch toán thuế TNCN khi thanh toán khoản nợ phải trả cho cá nhân bên ngoài

Trường hợp doanh nghiệp đã ghi nhận khoản phải trả cho cá nhân bên ngoài nhưng chưa thanh toán, khi thực hiện chi trả và khấu trừ thuế TNCN, kế toán định khoản:

• Nợ TK 331: Tổng số tiền phải trả cho cá nhân.
• Có TK 3335: Số thuế TNCN phải khấu trừ.
• Có TK 111, 112: Số tiền thực trả.

Ví dụ:

Công ty có khoản phải trả cho cá nhân cung cấp dịch vụ là 15.000.000 đồng. Khi thanh toán, số thuế TNCN phải khấu trừ là 1.500.000 đồng.

Kế toán ghi nhận:

Sau nghiệp vụ này, công ty đã thanh toán khoản nợ cho cá nhân, đồng thời ghi nhận nghĩa vụ thuế TNCN phải nộp.

3.4. Hạch toán khi nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước

Sau khi khấu trừ thuế từ thu nhập của người lao động hoặc cá nhân bên ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo quy định.

Khi thực hiện nộp thuế, kế toán ghi:

• Nợ TK 3335: Số thuế TNCN đã nộp.
• Có TK 111, 112: Số tiền thuế thực tế đã nộp.

Ví dụ:

Công ty đã khấu trừ 5.000.000 đồng thuế TNCN từ thu nhập của người lao động. Sau đó, công ty thực hiện nộp toàn bộ số thuế này vào ngân sách nhà nước qua ngân hàng.

Bút toán:

Sau khi nộp đủ, nếu không còn khoản thuế phải nộp hoặc khoản điều chỉnh khác, số dư Có của TK 3335 tương ứng với nghĩa vụ thuế đã thanh toán sẽ được giảm.

3.5. Hạch toán thuế TNCN khi điều chỉnh hoặc phát hiện sai sót

Trong quá trình kê khai và nộp thuế, doanh nghiệp có thể phát hiện sai lệch giữa số thuế đã khấu trừ, số thuế đã nộp và số thuế phải nộp thực tế.

Kế toán cần kiểm tra nguyên nhân trước khi thực hiện điều chỉnh, chẳng hạn:

• Khấu trừ thuế TNCN sai số tiền.
• Ghi nhận thiếu hoặc thừa khoản thu nhập chịu thuế.
• Hạch toán nhầm tài khoản kế toán.
• Nộp thuế sai số tiền hoặc sai kỳ.
• Có khoản thuế được điều chỉnh sau khi quyết toán.

Nhằm giúp đội ngũ quản lý và kế toán dễ dàng theo dõi các số liệu tài chính, phê duyệt chứng từ mọi lúc mọi nơi, việc ứng dụng Odoo trên điện thoại di động sẽ mang lại sự linh hoạt tối đa trong công việc.

4. Bảng tổng hợp định khoản thuế TNCN năm 2026

Để thuận tiện trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, kế toán có thể tham khảo bảng tổng hợp sau:

Nguyên tắc cần nhớ: TK 3335 phản ánh nghĩa vụ thuế TNCN của doanh nghiệp với ngân sách nhà nước. Khi khấu trừ thuế, ghi Có TK 3335; khi nộp thuế, ghi Nợ TK 3335.

5. Quy định thuế thu nhập cá nhân mới nhất năm 2026 kế toán cần biết

Năm 2026 có một số thay đổi pháp lý quan trọng mà kế toán cần lưu ý.

5.1. Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Đối với nghiệp vụ thuế TNCN, kế toán cần lưu ý:

• Sử dụng tài khoản 3335 để theo dõi thuế TNCN phải nộp.
• Hạch toán các khoản thuế bị khấu trừ tại nguồn theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
• Theo dõi riêng số thuế đã khấu trừ, đã nộp và còn phải nộp.
• Đối chiếu số liệu kế toán với hồ sơ khai thuế và chứng từ nộp tiền.

Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán theo chế độ kế toán đang áp dụng, tránh tiếp tục sử dụng máy móc hướng dẫn cũ.

5.2. Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng trong năm 2026

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và Văn bản hợp nhất 112/VBHN-VPQH năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được quy định như sau:

Mức giảm trừ này được áp dụng đối với kỳ tính thuế năm 2026.

Ví dụ: Người lao động có một người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh tổng cộng:

15.500.000 + 6.200.000 = 21.700.000 đồng/tháng.

5.3. Luật Thuế thu nhập cá nhân mới áp dụng từ năm 2026

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 được ban hành ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Tuy nhiên, các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh và thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Luật mới cũng được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 09/2026/QH16. Vì vậy, khi xác định thuế TNCN trong năm 2026, kế toán cần căn cứ vào văn bản hiện hành và các quy định hướng dẫn thi hành, không chỉ sử dụng các biểu thuế hoặc mức giảm trừ của những năm trước.

5.4. Những văn bản pháp luật cần cập nhật

Khi thực hiện hạch toán và kê khai thuế TNCN năm 2026, doanh nghiệp nên tham khảo các văn bản sau:

6. Quy trình hạch toán và quản lý thuế TNCN trong doanh nghiệp

Để hạn chế sai sót, kế toán nên thực hiện nghiệp vụ thuế TNCN theo một quy trình thống nhất.

• Bước 1: Tổng hợp thu nhập của người lao động

Tập hợp tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản lợi ích khác có liên quan đến việc xác định thu nhập chịu thuế.

• Bước 2: Xác định thu nhập tính thuế

Căn cứ vào đối tượng nộp thuế, thu nhập chịu thuế, các khoản miễn thuế, giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ hợp lệ để xác định thu nhập tính thuế.

• Bước 3: Xác định số thuế TNCN phải khấu trừ

Áp dụng phương pháp tính thuế tương ứng với từng đối tượng và loại thu nhập theo quy định hiện hành.

• Bước 4: Hạch toán thuế TNCN

Ghi nhận số thuế phải khấu trừ vào TK 3335, đồng thời phản ánh số tiền thực tế còn phải trả cho người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập.

• Bước 5: Kê khai và nộp thuế

Thực hiện kê khai, nộp số thuế đã khấu trừ theo thời hạn và phương thức quy định.

• Bước 6: Đối chiếu và quyết toán thuế

Đối chiếu số liệu giữa bảng lương, chứng từ thanh toán, sổ chi tiết TK 3335, tờ khai thuế và chứng từ nộp tiền. Thực hiện quyết toán thuế TNCN khi đến thời hạn hoặc phát sinh trường hợp phải quyết toán.

7. Giải pháp quản lý tiền lương và thuế TNCN hiệu quả cùng BHSOFT

Hạch toán thuế TNCN không chỉ yêu cầu kế toán định khoản đúng mà còn cần quản lý đồng bộ dữ liệu tiền lương, thu nhập, các khoản giảm trừ, thuế đã khấu trừ và số tiền đã nộp.

Khi doanh nghiệp quản lý dữ liệu trên nhiều bảng tính hoặc hệ thống riêng lẻ, việc tổng hợp và đối chiếu dễ phát sinh sai sót, đặc biệt khi số lượng nhân sự tăng lên.

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo ERP giúp doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, tiền lương, kế toán và tài chính trên cùng một hệ thống. Tùy theo cấu hình và phạm vi triển khai, doanh nghiệp có thể:

· Quản lý hồ sơ nhân sự và thông tin tiền lương tập trung.

· Theo dõi bảng lương và các khoản phụ cấp.

· Quản lý dữ liệu kế toán, công nợ và nghĩa vụ phải trả.

· Tổng hợp số liệu phục vụ kiểm tra và đối chiếu.

· Kết nối quy trình nhân sự với kế toán để hạn chế nhập liệu trùng lặp.

BHSOFT cung cấp giải pháp phát triển phần mềm và triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế. Liên hệ với BHSOFT để tìm hiểu các giải pháp hỗ trợ quản lý và chuyển đổi số.