Top 7 phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng tốt nhất hiện nay

Kinh doanh vật liệu xây dựng (VLXD) đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, giá bán, công nợ và hoạt động giao hàng. Với các mặt hàng như sắt thép, xi măng, gạch, cát, đá và sơn, việc quản lý bằng các phương pháp truyền thống dễ phát sinh sai lệch tồn kho, nhầm đơn vị tính và khó theo dõi lợi nhuận thực tế.

Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng giúp số hóa quy trình bán hàng, quản lý nhập xuất tồn, theo dõi công nợ và tổng hợp báo cáo kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi giải pháp có thế mạnh riêng: phần mềm bán hàng phù hợp với cửa hàng nhỏ, trong khi hệ thống ERP như Odoo phù hợp hơn với doanh nghiệp cần kết nối nhiều nghiệp vụ và tùy chỉnh theo quy trình.

Trong bài viết này, BHSOFT tổng hợp 7 phần mềm đáng cân nhắc tại thị trường Việt Nam.

1. Vì sao cửa hàng vật liệu xây dựng cần phần mềm quản lý?

Hoạt động kinh doanh VLXD có nhiều đặc thù khác với cửa hàng bán lẻ thông thường. Nếu không có hệ thống quản lý phù hợp, chủ cửa hàng khó kiểm soát đồng thời hàng hóa, dòng tiền và giao nhận.

- Quản lý nhiều loại đơn vị tính: Một mặt hàng có thể được nhập theo tấn nhưng bán theo kg, hoặc nhập theo lô và xuất theo cây, bao, viên hay mét vuông.

- Giá bán thường xuyên thay đổi: Giá nhập, chiết khấu từ nhà cung cấp và giá bán cho từng nhóm khách hàng có thể khác nhau.

- Công nợ kéo dài: Cửa hàng có thể bán chịu cho thợ xây, nhà thầu hoặc khách mua theo công trình.

- Quản lý nhiều kho và bãi hàng: Hàng hóa được lưu tại cửa hàng, kho trung chuyển hoặc bãi tập kết.

- Giao hàng theo nhiều đợt: Một đơn hàng có thể cần nhiều chuyến xe, giao đến nhiều địa điểm hoặc công trình khác nhau.

- Khó tính toán lợi nhuận: Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận tốt nếu chưa tính đầy đủ giá vốn, chi phí vận chuyển và các khoản phát sinh.

Với các nghiệp vụ đặc thù như quy đổi đơn vị, giao hàng theo công trình và quản lý công nợ, cần kiểm tra kỹ khả năng đáp ứng của từng giải pháp trước khi triển khai.

Đối với các cửa hàng vật liệu xây dựng có quy mô vừa và lớn, việc chuẩn hóa quy trình từ kho bãi đến kế toán trên nền tảng Odoo ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp chủ doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn.

2. Top 7 phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng được tin dùng nhất hiện nay

Danh sách dưới đây kết hợp các nền tảng ERP, phần mềm quản lý bán hàng và giải pháp hướng đến ngành VLXD được đề cập trong các bài tổng hợp thị trường Việt Nam.

2.1. Odoo

Odoo là nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều ứng dụng như Sales, Purchase, Inventory, Accounting, CRM và Point of Sale. Dữ liệu giữa các phân hệ có thể liên kết với nhau, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng, mua hàng, kho và tài chính trên cùng một hệ thống.

Các tính năng được ứng dụng trong kinh doanh VLXD:

- Quản lý bán hàng: Lập báo giá, đơn bán hàng, theo dõi trạng thái đơn và quản lý thông tin khách hàng.

- Quản lý mua hàng: Theo dõi yêu cầu báo giá, đơn mua, nhà cung cấp và tình trạng nhận hàng.

- Quản lý kho: Theo dõi nhập xuất tồn, vị trí lưu kho, điều chuyển hàng giữa các kho và bổ sung hàng theo quy tắc tồn kho.

- Quản lý tài chính: Kết nối nghiệp vụ bán hàng, mua hàng với hóa đơn, thanh toán và báo cáo kế toán theo cấu hình triển khai.

- Quản lý nhiều bộ phận: Kết nối hoạt động của nhân viên kinh doanh, kho, mua hàng và kế toán trên một hệ thống chung.

Odoo có các chức năng nền tảng về kho, mua hàng và bán hàng; tài liệu chính thức cũng đề cập đến quản lý đơn vị tính và hoạt động tại nhiều kho. Tuy nhiên, những yêu cầu riêng của cửa hàng VLXD như quy đổi đơn vị phức tạp, bảng giá theo khách hàng, công nợ theo công trình hoặc điều phối nhiều chuyến giao hàng cần được khảo sát và cấu hình, phát triển bổ sung nếu chức năng tiêu chuẩn chưa đáp ứng.

Ưu điểm:

- Kết nối nhiều nghiệp vụ trên một nền tảng thay vì quản lý bằng nhiều phần mềm rời rạc.

- Có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển thêm kho, chi nhánh hoặc bộ phận.

- Có thể tùy chỉnh quy trình và phát triển thêm chức năng theo nhu cầu thực tế.

- Phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quản trị dài hạn.

Nhược điểm:

Odoo không phải phần mềm chuyên biệt cho mọi nghiệp vụ VLXD ngay khi cài đặt. Doanh nghiệp cần xác định phạm vi triển khai, kiểm tra tính phù hợp của các chức năng tiêu chuẩn và dự trù chi phí cấu hình, phát triển, đào tạo, bảo trì. Tổng chi phí phụ thuộc vào phiên bản, mô hình triển khai và phạm vi tùy chỉnh.

Phù hợp với: Doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng, đại lý có nhiều kho, chuỗi cửa hàng hoặc đơn vị cần tích hợp bán hàng, mua hàng, kho và kế toán.

2.2. Sapo

Sapo là một trong những lựa chọn được nhắc đến trong các bài tổng hợp phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng tại Việt Nam. Sapo có trang giải pháp dành riêng cho ngành VLXD, giới thiệu các nghiệp vụ như quản lý tồn kho theo đơn vị tính, công nợ nhà thầu, quản lý nhiều kho và hóa đơn điện tử.

Ưu điểm:

- Hướng đến nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa tại cửa hàng.

- Có giải pháp dành riêng cho lĩnh vực vật liệu xây dựng.

- Có thể cân nhắc khi cần quản lý kho, đơn hàng và công nợ trên cùng hệ thống.

Nhược điểm: Cần kiểm tra gói dịch vụ thực tế, khả năng xử lý các đơn vị tính đặc thù, quy trình giao hàng theo nhiều đợt và nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Phù hợp với: Cửa hàng VLXD và đại lý muốn triển khai phần mềm bán hàng theo nghiệp vụ ngành.

2.3. KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam cân nhắc. Trong lĩnh vực VLXD, giải pháp này có thể được đưa vào danh sách đánh giá khi doanh nghiệp cần quản lý danh mục hàng hóa, giao dịch bán hàng và tồn kho. KiotViet cũng xuất hiện trong các bài tổng hợp phần mềm dành cho cửa hàng vật liệu xây dựng.

Ưu điểm:

- Hướng đến nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng.

- Có thể cân nhắc cho mô hình bán lẻ cần theo dõi hàng hóa và giao dịch.

- Phù hợp để đánh giá khi ưu tiên tính dễ sử dụng và thời gian triển khai.

Nhược điểm: Cần xác nhận khả năng quản lý nhiều đơn vị tính, bảng giá theo khách hàng, công nợ nhà thầu, nhiều kho và giao hàng công trình. Không nên mặc định mọi nghiệp vụ chuyên ngành đều có sẵn.

Phù hợp với: Cửa hàng có quy trình bán hàng tương đối đơn giản và nhu cầu quản lý kho ở mức cơ bản đến trung bình.

2.4. MISA eShop

MISA eShop là giải pháp quản lý bán hàng của MISA, có thể được xem xét đối với cửa hàng cần quản lý hàng hóa, giao dịch bán hàng và báo cáo kinh doanh. Một số bài tổng hợp thị trường cũng đưa MISA eShop vào danh sách giải pháp dành cho cửa hàng VLXD.

Ưu điểm:

- Hướng đến hoạt động bán hàng và quản lý hàng hóa.

- Có thể cân nhắc khi cần chuẩn hóa quy trình giao dịch và báo cáo.

- Phù hợp để đánh giá nếu doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp khác trong hệ sinh thái MISA.

Nhược điểm: Cần xác minh khả năng đáp ứng nghiệp vụ VLXD như quy đổi đơn vị, quản lý nhiều kho, giao hàng công trình và công nợ theo từng nhà thầu. Không nên chọn chỉ dựa trên tính năng bán lẻ cơ bản.

Phù hợp với: Cửa hàng cần hệ thống quản lý bán hàng và muốn đánh giá khả năng kết nối với các công cụ quản trị đang sử dụng.

2.5. VSoft BMS

VSoft BMS là một giải pháp quản lý bán hàng được các bài tổng hợp thị trường nhắc đến trong nhóm phần mềm cho cửa hàng VLXD. Đây là lựa chọn đáng tìm hiểu nếu doanh nghiệp muốn đánh giá phần mềm được định hướng cho hoạt động bán hàng và quản lý hàng hóa theo ngành.

Ưu điểm:

- Có thể đưa vào danh sách khảo sát khi tìm phần mềm quản lý bán hàng chuyên ngành.

- Cần được đánh giá dựa trên các nghiệp vụ thực tế của cửa hàng, thay vì chỉ dựa vào mô tả quảng cáo.

Nhược điểm: Nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn quy trình nhập hàng, xuất kho, quản lý công nợ, xử lý hàng trả lại và báo cáo theo nhu cầu cụ thể.

Phù hợp với: Cửa hàng hoặc đại lý muốn so sánh các giải pháp bán hàng hướng đến ngành VLXD.

2.6. POS365

POS365 cũng được liệt kê trong một số bài viết tổng hợp phần mềm quản lý cửa hàng VLXD. Đây là lựa chọn có thể xem xét nếu nhu cầu chính là quản lý bán hàng, hàng hóa và hoạt động tại điểm bán.

Ưu điểm:

- Hướng đến hoạt động bán hàng tại cửa hàng.

- Có thể được so sánh theo mức độ dễ sử dụng, báo cáo và khả năng quản lý hàng hóa.

Nhược điểm: Với cửa hàng VLXD có nhiều kho hoặc bán theo công trình, cần xác minh nghiệp vụ giao hàng nhiều đợt, quy đổi đơn vị tính và theo dõi công nợ chi tiết.

Phù hợp với: Cửa hàng ưu tiên quản lý bán hàng và muốn đánh giá giải pháp theo quy mô vận hành.

 2.7. Mekong Soft

Mekong Soft là một cái tên được nhắc đến trong các danh sách phần mềm quản lý cửa hàng VLXD tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu giải pháp này khi cần so sánh phần mềm quản lý bán hàng và các nghiệp vụ kho với những lựa chọn khác.

Ưu điểm:

- Có thể đưa vào danh sách khảo sát nhà cung cấp phần mềm.

- Nên đánh giá dựa trên mức độ phù hợp với quy trình nhập hàng, bán hàng, công nợ và báo cáo.

Nhược điểm: Cần yêu cầu mô tả chức năng, bản demo và báo giá theo phạm vi triển khai thực tế.

Phù hợp với: Doanh nghiệp muốn khảo sát thêm giải pháp phần mềm quản lý và đối chiếu khả năng đáp ứng theo yêu cầu.

Bên cạnh các phần mềm chuyên sâu tại quầy, bạn cũng có thể tham khảo các giải pháp qua bài viết top 6 app quản lý bán hàng trên điện thoại để dễ dàng theo dõi doanh thu và đơn hàng mọi lúc, mọi nơi.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý vật liệu xây dựng

• Quản lý nhiều đơn vị tính

Phần mềm nên xử lý được các đơn vị như kg, tấn, cây, bao, viên, m² và m³ theo đặc điểm từng mặt hàng. Nếu hàng được nhập theo đơn vị lớn nhưng bán theo đơn vị nhỏ, cần xác định cách quy đổi và kiểm tra tồn kho sau mỗi giao dịch.

• Quản lý kho và bãi hàng

Với cửa hàng có nhiều địa điểm lưu trữ, nên ưu tiên phần mềm cho phép theo dõi tồn kho theo từng kho hoặc bãi, thực hiện điều chuyển và đối chiếu số lượng thực tế.

• Quản lý báo giá và giá bán

Giá vật liệu có thể thay đổi theo thời điểm, số lượng mua và nhóm khách hàng. Hệ thống nên hỗ trợ cập nhật bảng giá, theo dõi báo giá và kiểm soát việc áp dụng giá bán để hạn chế nhầm lẫn.

• Theo dõi công nợ theo khách hàng hoặc công trình

Nếu thường xuyên bán chịu cho nhà thầu, cần theo dõi khoản phải thu, lịch sử thanh toán và số dư công nợ. Nếu quản lý theo công trình, nên xác định rõ khả năng tổng hợp doanh thu, chi phí và công nợ theo từng dự án.

• Quản lý giao hàng

Đối với đơn hàng lớn, phần mềm cần đáp ứng quy trình giao nhận phù hợp: lập phiếu xuất, chia đợt giao, theo dõi số lượng đã giao và đối chiếu số lượng còn lại. Nếu cần điều phối xe, nên kiểm tra xem chức năng có sẵn hay phải tích hợp hoặc tùy chỉnh.

• Báo cáo doanh thu và lợi nhuận

Nên chọn giải pháp cung cấp báo cáo theo thời gian, mặt hàng, khách hàng và chi nhánh. Khi đánh giá lợi nhuận, cần xác định cách tính giá vốn và xử lý chi phí vận chuyển để số liệu phản ánh sát hoạt động thực tế.

• Khả năng mở rộng và tích hợp

Nếu doanh nghiệp dự kiến mở rộng thêm kho, chi nhánh hoặc kênh bán hàng, nên ưu tiên hệ thống có khả năng mở rộng. Khả năng tích hợp với kế toán, hóa đơn điện tử và các hệ thống khác cần được xác minh theo phiên bản và phạm vi triển khai.

Trong lĩnh vực phân phối vật liệu, việc nắm rõ bản chất quy trình chuỗi cung ứng cũng tương tự như cách phân biệt rõ ràng các khái niệm trong bài viết sản xuất với chế tạo khác nhau thế nào để hoạch định lượng hàng tồn kho chính xác.

4. BHSOFT – Dịch vụ phát triển và tùy chỉnh Odoo cho doanh nghiệp VLXD

Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có nghiệp vụ riêng, sử dụng một phần mềm bán hàng tiêu chuẩn đôi khi chưa đủ để kết nối toàn bộ quy trình. Các yêu cầu như quản lý nhiều kho, quy đổi đơn vị tính, báo giá theo khách hàng, theo dõi giao hàng theo công trình hoặc tổng hợp báo cáo quản trị cần được khảo sát cụ thể.

BHSOFT cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm và tùy chỉnh Odoo theo nhu cầu doanh nghiệp. Tùy phạm vi dự án, việc triển khai có thể xem xét các hạng mục sau:

- Khảo sát nghiệp vụ: Làm rõ quy trình bán hàng, mua hàng, quản lý kho, công nợ và giao nhận.

- Cấu hình phân hệ Odoo: Lựa chọn các phân hệ phù hợp với phạm vi quản lý của doanh nghiệp.

- Tùy chỉnh chức năng: Xem xét phát triển thêm các nghiệp vụ mà cấu hình tiêu chuẩn chưa đáp ứng.

- Kết nối dữ liệu: Đánh giá nhu cầu tích hợp với hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử hoặc các phần mềm đang sử dụng.

- Báo cáo quản trị: Xác định các chỉ số cần theo dõi như tồn kho, doanh thu, công nợ và kết quả kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp quản trị phù hợp với mô hình kinh doanh vật liệu xây dựng, có thể tham khảo https://bhsoft.vn/odoo-bhsoft để trao đổi về nhu cầu phát triển và tùy chỉnh Odoo.