Định biên nhân sự là gì? Cách tính, nguyên tắc và quy trình xây dựng

Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân sự cho từng phòng ban, vị trí? Khi nào nên tuyển thêm người và khi nào cần điều chỉnh nguồn lực? Đây là những bài toán thường gặp trong quá trình hoạch định nhân sự. Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết dựa trên khối lượng công việc, mục tiêu kinh doanh và đặc thù vận hành.

Vậy định biên nhân sự là gì, dựa trên những nguyên tắc nào và thực hiện ra sao?

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (tiếng Anh là Workforce Planning hoặc Manpower Planning) là quá trình xác định số lượng, cơ cấu và nhu cầu nhân lực cần thiết cho từng vị trí, bộ phận để đáp ứng công việc và mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ quan tâm đến số lượng người mà còn xem xét yêu cầu về năng lực, khối lượng công việc và cách tổ chức nguồn lực.

Nói đơn giản, doanh nghiệp cần trả lời được ba câu hỏi:

• Cần bao nhiêu người?
• Cần những vị trí nào?
• Nhân sự cần đáp ứng yêu cầu gì để hoàn thành công việc?

Do đó, định biên không đơn thuần là tính số người cần tuyển mà là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động thực tế.

2. Tại sao doanh nghiệp cần định biên nhân sự?

Xây dựng định biên phù hợp giúp doanh nghiệp nhìn rõ nhu cầu nhân lực hiện tại và trong tương lai. Đây cũng là cơ sở để lập kế hoạch tuyển dụng, điều chuyển, phát triển hoặc điều chỉnh nguồn lực khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Một số lợi ích chính gồm:

Đảm bảo đủ nhân sự cho công việc

Doanh nghiệp có thể xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, hạn chế tình trạng thiếu người khiến công việc bị quá tải hoặc không đáp ứng được kế hoạch.

Hạn chế dư thừa nguồn lực

Khi số lượng nhân sự được xác định dựa trên khối lượng và định mức công việc, doanh nghiệp có cơ sở để nhận diện những vị trí đang dư thừa và điều chỉnh phù hợp.

Hỗ trợ lập kế hoạch tuyển dụng

Kết quả định biên giúp bộ phận nhân sự biết vị trí nào cần bổ sung, số lượng bao nhiêu và thời điểm cần triển khai tuyển dụng.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Số lượng nhân sự có liên quan trực tiếp đến chi phí tiền lương và nhiều khoản chi phí vận hành khác. Việc xác định nhu cầu hợp lý giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch ngân sách.

Gắn nguồn lực với mục tiêu kinh doanh

Định biên cần dựa trên kế hoạch kinh doanh, mục tiêu của từng bộ phận và thực trạng nguồn lực. Vì vậy, kế hoạch nhân sự có thể được liên kết chặt chẽ hơn với định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh việc cân bằng số lượng nhân sự, xây dựng định biên còn đóng vai trò tiên quyết khi doanh nghiệp thực hiện tích hợp Odoo ERP trong chuyển đổi số. Chuẩn hóa quy trình làm việc ngay từ đầu giúp luồng dữ liệu giữa phòng HR, Kế toán và Mua hàng vận hành liền mạch.

3. Nguyên tắc định biên nhân sự

Không có một cách tính duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Tùy vào ngành nghề, mô hình hoạt động, khối lượng công việc và cách tổ chức, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều nguyên tắc khác nhau.

3.1. Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu nhân sự dựa trên mối tương quan giữa nhân sự với các chỉ tiêu hoạt động như doanh thu, quy mô công việc hoặc cơ cấu nhân sự.

Chẳng hạn, khi khối lượng hoạt động tăng, doanh nghiệp có thể xem xét nhu cầu bổ sung nhân sự tương ứng. Tuy nhiên, tỷ lệ này không nên áp dụng máy móc vì mức tăng nhân sự còn phụ thuộc vào năng suất, công nghệ và đặc thù từng bộ phận.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem xét tương quan giữa:

• Nhân sự trực tiếp và gián tiếp.
• Nhân viên và quản lý.
• Chi phí nhân sự và doanh thu.

Các tỷ lệ cụ thể cần được xây dựng dựa trên dữ liệu và đặc điểm thực tế của từng doanh nghiệp.

3.2. Nguyên tắc định mức lao động

Đây là cách xác định nhân sự dựa trên lượng công việc mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể xây dựng định mức theo:

• Số sản phẩm hoàn thành trong một ca.
• Số khách hàng được phục vụ trong ngày.
• Số giao dịch xử lý trong một khoảng thời gian.
• Doanh thu hoặc số lượng khách hàng phụ trách.
• Số lượng nhân viên được một vị trí hỗ trợ.

Định mức cần phù hợp với tính chất công việc và năng suất thực tế, thay vì áp dụng một con số cố định cho mọi doanh nghiệp.

3.3. Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Một số vị trí có nhiều nhiệm vụ khác nhau với tần suất thực hiện không giống nhau. Khi đó, doanh nghiệp cần xem xét mỗi nhiệm vụ được thực hiện bao nhiêu lần và mất bao nhiêu thời gian.

Ví dụ, công việc của một nhân viên Marketing có thể bao gồm viết nội dung, tối ưu quảng cáo, tổ chức sự kiện và lập báo cáo. Tần suất và thời lượng của từng nhiệm vụ là cơ sở để đánh giá tổng khối lượng công việc của vị trí đó.

4. Cách tính định biên nhân sự

Do đặc thù của mỗi doanh nghiệp khác nhau, không có một công thức duy nhất áp dụng cho tất cả trường hợp. Một số cách tính phổ biến có thể sử dụng gồm:

Cách 1: Tính theo tỷ lệ tương quan

Số lượng nhân sự = Số lượng nhân sự hiện tại × Tỷ lệ tăng hoặc giảm

Trong đó, tỷ lệ tăng hoặc giảm được xác định dựa trên sự thay đổi của khối lượng công việc hoặc chỉ tiêu hoạt động so với cùng kỳ.

Cách này phù hợp khi doanh nghiệp có dữ liệu lịch sử tương đối ổn định và mối quan hệ giữa quy mô hoạt động với nhu cầu nhân sự có tính tương quan rõ ràng.

Cách 2: Tính theo định mức lao động

Số lượng nhân sự = Khối lượng công việc / Định mức lao động

Trong đó:

• Khối lượng công việc là tổng lượng công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian.
• Định mức lao động là lượng công việc một nhân viên có thể hoàn thành trong cùng đơn vị thời gian.

Ví dụ Phòng Telesales cần xử lý 6.000 cuộc gọi/tháng.

Trung bình 1 nhân sự xử lý đạt định mức 300 cuộc gọi/tháng (đã trừ thời gian nghỉ, họp hành). -> Nhu cầu định biên = 6.000 / 300 = 20 nhân sự Telesales.

Cách 3: Tính theo năng suất lao động

Số lượng nhân sự = Khối lượng công việc / Năng suất lao động

Cách này cũng dựa trên mối quan hệ giữa tổng khối lượng cần thực hiện và năng suất của một nhân viên trong cùng khoảng thời gian.

Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu phù hợp với từng vị trí thay vì lấy một năng suất chung cho toàn bộ tổ chức.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lập định biên và chuẩn hóa quy trình HR, hãy hợp tác cùng một đối tác triển khai Odoo uy tín để được tư vấn thiết lập phần mềm tùy biến theo đúng nhu cầu thực tế.

5. Quy trình xây dựng định biên nhân sự

Một quy trình có thể triển khai theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định:

• Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí và bộ phận.
• Yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực.
• Cơ cấu nhân sự cần có.
• Mục tiêu của từng vị trí.

Các thông tin này cần được đối chiếu với kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển và nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 2: Phân tích nguồn lực hiện tại

Tiếp theo, doanh nghiệp đánh giá nguồn nhân lực đang có, bao gồm số lượng, trình độ, kinh nghiệm và tình trạng phân bổ nhân sự.

Bên cạnh đó, cần xem xét các chính sách nhân sự, quy trình làm việc, trách nhiệm của từng vị trí, mục tiêu hoạt động và những khó khăn đang tồn tại.

Bước 3: Xác định nhu cầu tăng hoặc giảm

Sau khi so sánh nhu cầu với nguồn lực hiện tại, doanh nghiệp có thể xác định bộ phận nào cần bổ sung và bộ phận nào cần điều chỉnh.

Nhu cầu tăng nhân sự có thể xuất hiện khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, khối lượng công việc tăng hoặc nguồn lực hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh giảm khi nhu cầu công việc giảm hoặc nguồn lực hiện tại đang dư thừa.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Kết quả định biên cần được chuyển thành kế hoạch cụ thể về tuyển dụng, điều chuyển, thăng chức hoặc các phương án tổ chức nhân sự khác.

Kế hoạch cũng cần thể hiện cơ cấu tổ chức và số lượng nhân sự dự kiến theo từng vị trí, bộ phận.

Bước 5: Theo dõi và đánh giá

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi kết quả thực tế và so sánh với kế hoạch ban đầu.

Các nội dung có thể đánh giá gồm:

• Số lượng nhân sự thực tế.
• Chi phí nhân sự.
• Kết quả tuyển dụng.
• Mức độ hoàn thành công việc.
• Chênh lệch giữa nhu cầu dự kiến và thực tế.

Kết quả đánh giá giúp doanh nghiệp nhận diện sai lệch và điều chỉnh cho những kế hoạch tiếp theo.

6. Những yếu tố cần xem xét khi định biên nhân sự

Để kết quả sát với thực tế, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào số lượng nhân viên hiện có. Một số dữ liệu quan trọng cần được xem xét gồm:

Khối lượng công việc: Xác định tổng lượng công việc cần hoàn thành trong từng giai đoạn.

Thời gian thực hiện: Đánh giá thời gian trung bình để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án.

Năng lực nhân sự: Xem xét kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng công việc của nhân viên hiện tại.

Mục tiêu kinh doanh: Nhu cầu nhân sự cần gắn với kế hoạch và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Chi phí lao động: Tính đến chi phí tuyển dụng, tiền lương và các chi phí liên quan đến việc bổ sung nhân sự.

Mức độ tự động hóa: Khi công nghệ hoặc hệ thống quản lý có thể tự động hóa một phần công việc, nhu cầu nhân sự có thể thay đổi.

7. Mẫu định biên nhân sự Excel gồm những gì?

Một mẫu định biên nhân sự Excel thường có thể được xây dựng theo các nhóm thông tin như:

Thay vì viết đoạn văn, hãy đổi thành Bảng như sau:

Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng theo ngành nghề, cơ cấu tổ chức và phương pháp tính đang sử dụng.

8. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng định biên

Chỉ dựa vào số lượng nhân viên hiện tại

Số nhân sự đang có không đồng nghĩa với số nhân sự cần thiết. Định biên cần xem xét cả khối lượng công việc, năng suất và mục tiêu kinh doanh.

Áp dụng một tỷ lệ cho toàn bộ phòng ban

Mỗi bộ phận có tính chất công việc khác nhau. Vì vậy, tỷ lệ nhân sự phù hợp với bộ phận này chưa chắc phù hợp với bộ phận khác.

Không cập nhật khi hoạt động kinh doanh thay đổi

Định biên không nên được xây dựng một lần rồi giữ nguyên. Khi quy mô, quy trình, công nghệ hoặc mục tiêu kinh doanh thay đổi, nhu cầu nhân lực cũng có thể thay đổi theo.

Chỉ quan tâm đến số lượng mà bỏ qua năng lực

Hai nhân sự có thể có cùng chức danh nhưng khác nhau về kinh nghiệm, kỹ năng và năng suất. Vì vậy, định biên cần xem xét cả yêu cầu năng lực của vị trí.

9. Định biên nhân sự và phần mềm quản trị nhân sự

Khi số lượng nhân viên và phòng ban tăng, việc theo dõi định biên bằng các bảng tính riêng lẻ có thể khiến dữ liệu khó đồng bộ và mất thời gian cập nhật.

Phần mềm quản trị nhân sự có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhân viên, cơ cấu tổ chức, chấm công, tiền lương và các thông tin liên quan trên một hệ thống. Khi dữ liệu được tập trung, doanh nghiệp có thêm cơ sở để theo dõi nguồn lực và phục vụ công tác hoạch định nhân sự.

Tuy nhiên, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ. Việc xác định số lượng nhân sự vẫn cần dựa trên mục tiêu kinh doanh, khối lượng công việc, năng suất và đặc thù của từng doanh nghiệp.

Kết luận

Định biên nhân sự là một phần quan trọng trong hoạch định nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu về số lượng, cơ cấu và năng lực nhân sự cho từng vị trí. Thay vì chỉ đặt câu hỏi “cần tuyển bao nhiêu người”, doanh nghiệp cần phân tích đồng thời khối lượng công việc, năng suất, mục tiêu kinh doanh và nguồn lực hiện tại.

Một hệ thống định biên hiệu quả cần được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế, đánh giá định kỳ và điều chỉnh khi hoạt động doanh nghiệp thay đổi. Khi kết hợp với hệ thống quản trị nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý nguồn lực tập trung và có cơ sở tốt hơn cho các quyết định về tuyển dụng, phân bổ và phát triển nhân sự.

BHSOFT – Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực nhân sự

Việc định biên nhân sự trên Excel chỉ phù hợp với quy mô nhỏ. Khi doanh nghiệp mở rộng, chuyển đổi sang phần mềm quản trị tập trung là bước đi tất yếu.   

Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án chuyển đổi số, Công ty TNHH Phần mềm Bắc Hà mang đến giải pháp Odoo ERP toàn diện. Hệ thống được tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình vận hành và mô hình định biên riêng của từng doanh nghiệp, giúp kết nối quản trị nhân sự (HRM) với các hoạt động vận hành trên một nền tảng duy nhất.